Boas práticas: minimizando os impactos financeiros durante a crise do Coronavírus

11 de junho de 2020

Desde março, as escolas do Brasil inteiro se viram diante da necessidade de adaptar seus conteúdos para o modelo remoto, forçando o aprimoramento de uma metodologia de aulas on-line. Paralelamente, outro desafio se impõe, cobrando ações rápidas dos gestores escolares: a urgência em minimizar os impactos financeiros que surgem por todos os lados – literalmente.

Como oferecer um serviço à distância com qualidade para manter meu estudante matriculado? Devo negociar as mensalidades? Como proceder com acordos com funcionários que não estão mais trabalhando durante a quarentena? São diversas perguntas que, num curtíssimo espaço de tempo, demandam respostas rápidas dos gestores escolares.

Para ajudar você, gestor, a Editora do Brasil organizou alguns dos principais pontos para se atentar, inspirados no case de sucesso do Colégio Novo Pátio, em São Paulo/SP. Confira!

Proximidade e transparência

Marlene Desidério, Diretora do Colégio Novo Pátio, conta que o incentivo ao uso de tecnologia antes mesmo da paralisação das aulas presenciais foi um diferencial. “Desde 2018, nós fazemos uma preparação muito intensa para o uso da tecnologia com os professores. A nossa equipe, então, de uma forma geral, já estava bem preparada. Isso foi muito importante e trouxe grande reconhecimento dos pais”, ela relembra. Ainda assim, isso não é tudo. Tal reconhecimento acalmou os ânimos e fez a escola ganhar tempo para estruturar estratégias para lidar com questões que acometeram praticamente todas as instituições de ensino.

Neste sentido, o principal argumento por parte das famílias em relação às mensalidades escolares talvez seja a diminuição dos gastos da escola. Afinal, se não se gasta com água e luz, por exemplo, por que não diminuir as mensalidades? É exatamente por questões como essas que Marlene pontua a transparência da situação real das contas da escola com as famílias como o pilar para uma boa ação para driblar os impactos financeiros.

O caso do Colégio Novo Pátio, por exemplo, é comum em diversas escolas privadas: as contas de água e luz não foram reduzidas, uma vez que não se faz a leitura. Assim, ainda que as aulas sejam 100% on-line, paga-se o valor médio da época em que esses recursos eram utilizados. Marlene exemplifica, então, que é importante um diálogo transparente que aproxime a família desta situação, desenvolvendo empatia, e não coerção. “Se fôssemos dividir o quanto tivemos de economia de água e luz por todos os estudantes, seria uma redução de 10, 15 reais para cada um – não é viável. Nós argumentamos e fomos bem transparentes com os pais – e isso, junto ao conhecimento da realidade dos estudantes e a proximidade com a comunidade foi muito importante para a manutenção da situação”.

Negociação caso a caso

“As famílias começaram a perceber que estavam economizando em outras coisas – como o transporte escolar, por exemplo”, conta Marlene, e isso também é um fator que ajudou o corpo discente do Colégio Novo Pátio a permanecer em peso. “Mas, com o tempo, a situação começou a se agravar, e as famílias começaram a ter seus próprios problemas – demissões e reduções salariais”.

A partir daí, surge a principal questão que tira o sono dos gestores: como manter o estudante se as famílias também passam por problemas financeiros?

Não há, ainda, uma lei que obrigue a escola privada a negociar suas mensalidades com as famílias. Entretanto, essa solução surge como a única alternativa onde a crise afeta os dois lados da moeda – escola e família.

O segredo, aqui, entretanto, não é simplesmente lançar mão de um pacote fixo de negociação de mensalidades. É necessário, sim, que a gestão se preocupe em fazer um levantamento de suas despesas e suas receitas, para compreender quais soluções ou quanto de desconto pode oferecer. Mas essa ação deve ser feita caso a caso.

“A inadimplência cresceu muito. Então, começamos a negociar caso a caso para contornar a situação”, comenta Marlene. É importante abrir os balanços e os impactos da inadimplência para os envolvidos como forma de reforçar a transparência e aproximar a família da realidade da escola, criando vias para uma negociação saudável.

Compromisso como controle dos impactos financeiros

Marlene lembra que, apesar de possíveis cortes no oferecimento de cursos extras em escolas privadas, é importante que a instituição saiba se posicionar, de maneira sincera, como uma prestadora de serviços essenciais para a família, suprindo todas as necessidades.

Isso está muito ligado à forma com a qual as aulas remotas são desenhadas. O educando que apresenta dificuldades no modelo presencial, por exemplo, continuará com os mesmos desafios no on-line. Criar um modelo de ensino à distância que supra essa necessidade, que demonstre atenção individualizada e se mostre preocupado com tais dificuldades é essencial para que a família esteja motivada e aberta a negociações antes de considerar o rompimento do contrato.

“Quando você consegue atender as necessidades, você cria um vínculo, um compromisso, um engajamento maior inclusive para o pagamento da mensalidade. Se o serviço é satisfatório, a família,  que  também pode estar passando por um momento de crise, tentará negociar e, só em último caso, haverá o rompimento do contrato – porque o serviço se torna essencial”, lembra Marlene.

BOAS PRÁTICAS: COMO OTIMIZAR AS AULAS ON-LINE COM FERRAMENTAS DO COTIDIANO

Demonstrar essa preocupação não está relacionada à não redução da oferta, mas, sim, no direcionamento individualizado das ofertas que ainda estão presentes. “Nós tivemos cortes de alguns cursos – após as aulas, tínhamos atividades com dois professores no período da tarde. Agora, é apenas um, por exemplo. Mas estabelecemos uma rotina, fizemos uma pesquisa de satisfação, e criamos momentos de atenção para o jovem com dificuldade, mantendo o serviço como um elemento essencial para todos”, finaliza.

Equidade e solidariedade social

Uma vez que a escola conseguiu estabelecer sua rotina on-line e negociar com os pais, outra questão surgiu para o gestor: como proceder com os funcionários que têm suas funções restritas ao ambiente escolar físico, e não estão desempenhando suas funções – como porteiros, faxineiros, merendeiras, entre tantos outros?

Sobre esse assunto, Marlene é contundente: “Para nós [do Colégio Novo Pátio], é muito importante o senso comunitário: não demitimos nenhum funcionário”.

De fato, o Governo Federal dispôs de Medidas Provisórias que permitem ao empregador reduzir o contrato de trabalho de seus funcionários em 25%, 50% e 70%, o que garante parte de seu salário e evita a demissão. Foi exatamente esse o caminho escolhido por Marlene, e é essa sua recomendação. “Nossa unidade física não está funcionando, mas estamos mantendo vínculos com nossos funcionários para que eles tenham condições de sobrevivência. E a solução é tentar, ao máximo, esse acordo alinhado com o que o governo permite. É uma questão de equidade e solidariedade social”.

Além disso, os custos de contratos mantidos, reduzidos ou integrais, torna-se menor do que o que se gastaria com demissões, admissões posteriores e treinamento de novos funcionários. Evitar esses custos não ajuda financeiramente apenas a escola, mas assegura a sobrevivência digna de centenas de famílias que são tão impactadas quanto as instituições de ensino.

Como vimos acima, diversas questões orbitam os impactos financeiros que as escolas estão enfrentando durante a pandemia de Coronavírus – os gastos com funcionários estão diretamente relacionados às despesas, aos contratos dos estudantes, à oferta de aulas e serviços remotos. Tudo isso pode ser analisado em números, colocado na ponta do papel e usado, de maneira sincera e transparente, para encontrar a melhor solução. Não há uma fórmula mágica – cada escola encontra o melhor ponto de negociação para todos os agentes envolvidos. O que deve ser unânime, entretanto, é que a calma e a precisão nas ações prevaleçam, sem que, para isso, estudantes, funcionários e famílias sejam vistos como meros números. O olhar social é imprescindível não apenas para o equilíbrio financeiro da instituição de ensino, mas para nos ensinar lições que farão de todos nós pessoas que saíram de uma pandemia melhores do que quando entraram.